Trang chủ » Tự học kế toán trên Excel » 4 thủ thuật Excel vô giá dành cho dân kế toán

4 thủ thuật Excel vô giá dành cho dân kế toán

Nếu bạn là một kế toán viên và muốn thăng tiến trong công việc thì dù muốn hay không, bạn cũng nên dành nhiều thời gian để học và tìm hiểu về Excel, các thủ thuật Excel để phục vụ cho công việc của mình. Hy vọng rằng, những kiến thức mà chúng tôi cung cấp ở dưới sẽ giúp ích cho bạn.

1. Tham chiếu tuyệt đối

Tham chiếu tuyệt đối là thủ thuật Excel rất hữu ích khi kế toán viên nếu muốn sao chép công thức sang nhiều hàng hay cột khác nhau. Bạn có thể muốn công thức này luôn tham chiếu tới một ô hoặc một hàng dữ liệu cụ thể, khi đó, bạn sẽ cần tới tham chiếu tuyệt đối. Hãy sử dụng dấu $ trong một công thức để tham chiếu tuyệt đối.

Ví dụ về tham chiếu tuyệt đối:

  • $H$1: Khóa cột và hàng. Công thức sẽ chỉ sử dụng dữ liệu được tìm thấy trong cột H1. Bạn sử dụng công thức này khi muốn sử dụng dữ liệu trong một ô cụ thể, đó có thể là một ngày hoặc tỷ lệ phần trăm trong công thức.
  • $H1 – Khóa trong cột: Khi bạn kéo công thức xuống hoặc lên, công thức sẽ luôn lấy dữ liệu từ cột H cho các hàng tương ứng.
  • H$1 – Khóa trong hàng: Khi bạn kéo công thức của bạn từ trên xuống hoặc từ dưới lên, công thức sẽ luôn lấy dữ liệu từ hàng 1 cho cột tương ứng.

Tham chiếu tuyệt đối là một ý tưởng tốt để sử dụng ngay cả khi bạn không sao chép công thức của bạn trong bảng tính. Đôi khi, bạn có thể cần sao chép công thức vào các ô khác nhau hoặc bạn có thể thêm hàng của cột vào bảng tính. Nếu bạn đã sử dụng tham chiếu tuyệt đối trong công thức thì sẽ không phải lo lắng về việc công thức bị thay đổi mỗi khi bạn sao chép công thức.

2. Chỉ sao chép các ô đang hiển thị

Đây là một thủ thuật Excel có hiệu quả rất tốt nhưng không phải kế toán viên nào cũng biết.

Trong công việc, các kế toán viên thường xuyên phải lọc bảng tính để chỉ cho hiển thị dữ liệu nhất định mà chúng ta quan tâm tại thời điểm đó. Thông thường, chúng ta sẽ muốn sao chép dữ liệu sang một sheet khác. Vì thế, chúng ta sẽ bôi đen dữ liệu mà chúng ta thấy và nhấn Copy, sau đó dán dữ liệu vừa sao chép sang sheet khác. Theo mặc định, Excel sẽ ghi cả những ô ẩn và hiện. Tuy nhiên, chúng ta có thể sao chép các ô hiện một cách dễ dàng bằng cách làm theo hướng dẫn sau:

1. Bôi đen dữ liệu bạn muốn sao chép

4 thủ thuật excel quan trọng cho dân kế toán

 

2. Nhấn F5

3. Nhấn vào nút Special ở góc dưới cùng bên trái màn hình

4. Nhấn vào ô tròn trước dòng “Visible Cells Only”

4 thủ thuật excel quan trọng cho dân kế toán

5. Nhấn OK

6. Nhấn Ctrl C hoặc Edit Copy

7. Dán dữ liệu vào sheet khác. Khi đó, chỉ dữ liệu hiển thị mới được sao chép

4_thu_thuat_excel_danh_cho_dan_ke_toan

3. Dán định dạng với Paste Special Shortcut

Nếu bạn có cơ hội làm việc như một kiểm toán viên, bạn sẽ phải tạo ra các bảng tính được tổ chức và định dạng một cách trang trọng để trình bày với cấp trên. Khi đó, bạn cần phải định dạng các ô, hàng, cột với phông chữ, màu sắc, căn chỉnh… cụ thể và thường thì bạn sẽ phải áp dụng định dạng này cho nhiều ô. Đó là khi thủ thuật Excel Paste Special Shortcut có cơ hội phát huy tác dụng.

Thay vì nhấn vào các nút định dạng trên thanh trình đơn, hãy làm theo hướng dẫn dưới đây.

1. Sao chép ô có định dạng mà bạn muốn

2. Bôi đậm ô mà bạn muốn định dạng như vậy

3. Nhấn chuột phải vào ô đó và nhấn vào Paste Special

4 thủ thuật excel quan trọng cho dân kế toán

 

4. Nhấn vào Formats ngay dưới menu Paste

5. Nhấn OK

Chức năng dán đặc biệt này rất hữu ích khi bạn muốn sao chép toàn bộ định dạng của một cột hoặc một hàng sang cột hoặc hàng khác.

4_thu_thuat_excel_danh_cho_dan_ke_toan

CLOSE
CLOSE