Trang chủ » Tự học kế toán trên Excel » Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trên Excel

Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trên Excel

Khách hàng muốn mua hàng sẽ làm việc với bộ phận bán hàng. Phòng kinh doanh sẽ báo giá, chốt đơn đặt hàng -> Ký hợp đồng kinh tế (Nếu có) để thống nhất về loại hàng hóa, số lượng, quy cách, chất lượng, đơn giá, hình thức thanh toán, thời gian giao hàng, khiếu nại, vi phạm…)

( không lập phạt: 10tr => 20tr, lập xong ko giao cho KH – có thể do KH chưa trả tiền phạt: 4tr – 8tr, Lập hóa đơn sai thời điểm phạt từ 4 – 8tr (Theo TT 10/2014/TT-BTC)

1

Ngoài ra, còn có 1 số chứng từ kế toán  mà chúng ta phải tập hợp
+ Hợp đồng kinh tế/ Đơn đặt hàng
+ Biên bản thanh lý Hợp đồng kinh tế
+ Báo giá,  Phiếu yêu cầu, Biên bản bàn giao hàng hoá, biên bản bàn giao hóa đơn.

Bước 1: Hạch toán trên sổ Nhật ký chung:

1. Khi bán hàng căn cứ vào hóa đơn đầu ra kế toán hạch toán:

Nợ 111/112/131…
Có 511 : Doanh thu
Có 3331: thuế GTGT ( Nếu có)
Chú ý:
+ Nếu phát sinh công nợ (chưa thanh toán ngay, hoặc trả chậm, trả góp) sẽ xuất hiện tài khoản 131 – phải thu khách hàng. Kế toán phải theo dõi chi tiết công nợ cho khách hàng bằng việc đặt mã cho khách hàng tại Danh mục tài khoản ( sheet: DMTK) -> Sau đó vào sổ chi tiết công nợ 131 để khai báo.
+ Doanh thu: Đối với các công ty kê khai tính thuế theo phương pháp khấu trừ lấy số tiền chưa bao gồm thuế GTGT ( lấy ở dòng cộng tiền hàng trên hóa đơn GTGT). Còn đối với các công ty kê khai tính thuế theo PP trực tiếp: doanh thu là giá đã có thuế ( lấy ở dòng tổng cộng tiền thanh toán trên hóa đơn bán hàng).
+ Thuế đầu ra – 3331: Công ty kê khai theo pp trực tiếp không xuất hiện tài khoản 3331 ở bút toán này.
+ Còn bút toán ghi nhận giá vốn: Khi nào hạch toán bút toán giá vốn ( Nợ 632/Có 156) thì phải phụ thuộc vào phương pháp tính giá xuất kho mà doanh nghiệp các bạn lựa chọn
Thường thì các doanh nghiệp bên ngoài sẽ chọn pp: bình quân gia quyền => cuối kỳ mới tính được giá xuất kho.

2. Nếu trong quá trình bán hàng mà phát sinh thêm chi phí vận chuyển, bốc dỡ… thuê ngoài thì căn cứ vào mua đơn thuê dịch vụ này kế toán cũng hạch toán trên sổ Nhật ký chung như sau:

Nợ 6421 – Chi phí bán hàng ( quyết định 15 là 641).
Nợ 1331 – Thuế GTGT đầu vào ( Nếu có – có khi hóa đơn mua vào đó là hóa đơn GTGT).
Có 111/112/331…
( Nếu chưa thanh toán ngay phát sinh công nợ phải trả người bán TK 331.. Thì các bạn cũng phải đặt mã để theo dõi tại Doanh mục tài khoản => rồi vào sổ chi tiết 331 để khai báo).

3. Nếu trước khi bán hàng có nhận được tiền trước – Tiền đặt cọc, Kế toán hạch toán:

Nợ 111/112
Có 131.. ( chi tiết cho khách hàng)
hach-toan-ban-hang
Bước 2: Xuất kho hàng hoá
Căn cứ vào Hoá đơn sau khi đã kiểm tra đối chiếu với HDKT/ theo thoả thuận thống nhất của hai bên. Kế toán kho tiến hành lập PXK và xuất hàng ra khỏi kho sau đó bàn giao cho KH.

Bước 3: vào Bảng kê phiếu xuất kho để khai báo.

Căn cứ vào phiếu xuất kho -> kế toán tiến hành vào sheet PXK – bảng kê phiếu xuất kho để khai báo về tên hàng, số lương hàng đã xuất kho:

nghiep-vu-ban-hang