Trang chủ » Mẫu biểu - Chứng từ » Những lưu ý về hóa đơn chứng từ năm 2015

Những lưu ý về hóa đơn chứng từ năm 2015

Những lưu ý về hoá đơn chứng từ năm 2015Một số điểm cần lưu ý về hóa đơn chứng từ mà các bạn kế toán cần nắm được khi tiếp nhận hoặc xuất hoá đơn chứng từ, để tránh các sai sót không đáng có về hóa đơn chứng từ từ năm 2015.

1. Đối với hóa đơn đầu vào

a. Quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ

Quy định hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Cụ thể cần lưu ý các điểm sau:

– Đối với Hóa đơn mua trong cùng một ngày:

Nếu trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do vậy, cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không. Nếu vượt quá 20 triệu đồng thì bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

– Đối với Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần:

Trường hợp thanh toán nhiều lần cho một hoặc nhiều hóa đơn của một nhà cung cấp thì tất cả các lần đều phải thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần thanh toán không dùng tiền mặt tương ứng đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và không được tính làm chi phí được trừ kể từ ngày 02/08/2014 ( ngày Thông tư 78/2014 có hiệu lực).

– Đối với việc chuyển tiền qua ngân hàng:

Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng ( Trừ trường hợp có quy định trong hợp đồng mua bán là thanh toán bù trừ công nợ giữa các bên theo quy định tại Thông tu 219/2013/TT-BTC).

–  Về thời điểm thanh toán:

Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai & khấu trừ thuế giá trị gia tăng bình thường. Nhưng nếu đến thời hạn quyết toán hoặc thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng tương ứng sẽ bị loại ra và không được khấu trừ.

– Về phương thức thanh toán bù trừ:

Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp sau khi bù trừ công nợ giữa hai hoặc nhiều bên mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền mặt có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

b. Khấu trừ thuế VAT đối với tài sản cố định là ô tô

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn, ô tô làm mẫu để lái thử) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

c. Đối với Hóa đơn thuê văn phòng

Một số doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ của các cá nhân, nếu giá thuê từ 8,4 triệu đồng/ tháng trở lên thì phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng & thuế TNCN. Hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng vì là hoá đơn trực tiếp ( không phải hoá đơn GTGT). Tuy nhiên, một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế có phần tính thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.

d. Đối với Hóa đơn đối với dự án

Thuế giá trị gia tăng của một số dự án trong doanh nghiệp nếu đến thời điểm quyết toán đã bị hủy bỏ ( không triển khai thực hiện dự án nữa) thì sẽ không được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng tương ứng. Cho nên, cần phải chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh bị loại khoản thuế này. Hoặc phải kê khai điều chỉnh bổ sung giảm số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ đó.

e. Đối với Hóa đơn bị mất thì xử lý thế nào?

Nếu Hóa đơn GTGT đầu vào bị mất thì phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn, gửi thông báo mất hóa đơn GTGT theo mẫu Mẫu số BC21/AC  (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính) & tiến hành nộp phạt theo quy định thì mới được coi là hợp lệ và được kê khai, khấu trừ thuế GTGT, hạch toán như bình thường.

2. Đối với hóa đơn đầu ra

a. Viết nội dung trên Hóa đơn

Cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao. Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.

b. Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn không

Trước khi nộp hồ sơ khai thuế GTGT cho CQ thuế, phải kiểm tra & rà soát lại toàn bộ hóa đơn xuất ra trong kỳ kê khai thuế đó với Tờ khai thuế, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào. Nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập lại Tờ khai thuế GTGT xong mới gửi cho CQ thuế để tránh những thiệt hại đáng tiếc.

c. Phải xuất hóa đơn đối với một số trường hợp:

Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng.