Trang chủ » Định khoản hạch toán » Kiểm tra sổ sách kế toán, báo cáo trước khi lập BCTC

Kiểm tra sổ sách kế toán, báo cáo trước khi lập BCTC

Sau đây kế toán Hà Nội sẽ hướng dẫn cách kiểm tra sổ sách kế toán, báo cáo trước khi lập BCTC chi tiết từng loại sổ, từng tài khoản.

1. Đầu năm có kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối:

+ Đầu năm kết chuyển lời nhuận chưa phân phối:

Đầu năm tài chính có làm bút toán kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm nay sang lợi nhuận chưa phân phối năm trước, ghi:
+ Trường hợp TK 4212 có số dư Có (Lãi), ghi:

Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước.

Kiểm tra sổ sách kế toán, báo cáo trước khi lập BCTC

Kiểm tra sổ sách kế toán, báo cáo trước khi lập BCTC

+ Trường hợp TK 4212 có số dư Nợ (Lỗ), ghi:

Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
= > Kiểm tra lại xem bạn đã mở chi tiết cho TK 421 (gồm 4211,4212) để hoạch toán chưa?
– Cần phải phân biệt lợi nhuận chưa phân phối năm tài chính trước đó với năm hiện tại một cách rạch ròi ko để gom chung 421
– Thường nhiều kế toán hay để gom một cục 421 làm các số liệu lợi nhuận năm trước và nay cấn trừ lẫn nhau
– Việc phân chi tiết 421 giúp bạn xác định được số lỗ năm này với năm kia để làm căn cứ chuyển lỗ sau này
– Đôi khi kế toán thường quên không hoạch toán bút toán này

2. Kiểm tra có hoạch toán thuế môn bài và nộp đầy đủ chưa:

Hoạch toán:
+ Thông tư 200 (Thay thể QĐ 15):
– Tính số thuế môn bài phải nộp : Nợ TK6425 / Có TK 3338
– Nộp thuế môn bài bằng Tiền mặt: Nợ TK 3338 / Có TK 1111
+ Quyết định 48:
– Tính số thuế môn bài phải nộp : Nợ TK6422 / Có TK 3338
– Nộp thuế môn bài bằng Tiền mặt: Nợ TK 3338 / Có TK 1111
Mức vốn điều lệ để tính thuế thuế môn bài phải nộp:
Mức thuế phải đóng: Kê khai + nộp thuế môn bài
Bậc thuế môn bài Vốn đăng ký Mức thuế Môn bài cả năm
– Bậc 1: Trên 10 tỷ = 3.000.000
– Bậc 2: Từ 5 tỷ đến 10 tỷ = 2.000.000
– Bậc 3: Từ 2 tỷ đến dưới 5 tỷ = 1.500.000
– Bậc 4: Dưới 2 tỷ = 1.000.000
Nếu giấy phép rơi vào 01/01 đến 30/06 thì phải đóng 100% đồng
Nếu giấy phép rơi vào 01/07 đến 31/12 bạn được giảm 50% số tiền phải đóng=01/02
Nghĩa là:
+ Doanh nghiệp thành lập trong khoảng thời gian từ ngày 01/01 đến ngày 30/6 thì phải nộp 100% mức thuế môn bài theo quy định ở bảng trên
+ Doanh nghiệp thành lập trong khoảng thời gian từ ngày 01/07 đến ngày 31/12 thì phải nộp 50% mức thuế môn bài
Thuế môn bài cho các chi nhánh: 
– Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc không có vốn đăng ký: 1.000.000đ
– Các doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập: 2.000.000 đ

Nộp thuế môn bài cho chi nhánh:

– Nếu DN có đơn vị trực thuộc (chi nhánh, cửa hàng…) kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh thì nộp Tờ khai thuế môn bài của các đơn vị trực thuộc đó cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp tại trụ sở chính.

– Nếu có đơn vị trực thuộc ở khác địa phương cấp tỉnh nơi người nộp thuế có trụ sở chính thì đơn vị trực thuộc thực hiện nộp Tờ khai thuế môn bài của đơn vị trực thuộc cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị trực thuộc.

Thời hạn nộp tờ khai + tiền thuế môn bài:

– Người nộp thuế mới ra hoạt động kinh doanh chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động SXKD.

– Người nộp thuế mới thành lập cơ sở kinh doanh nhưng chưa hoạt động SXKD thì phải khai thuế môn bài trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày nhận ĐKKD.

Lưu ý:

– Nếu DN đang hoạt động đã kê khai, nộp thuế môn bài thì không phải nộp hồ sơ khai thuế môn bài cho các năm tiếp theo nếu không thay đổi các yếu tố làm thay đổi về mức thuế môn bài phải nộp.

– Nếu có có sự thay đổi các yếu tố liên quan đến căn cứ tính thuế làm thay đổi số thuế môn bài phải nộp của năm tiếp theo thì phải nộp hồ sơ khai thuế môn bài cho năm tiếp theo, thời hạn khai thuế chậm nhất là ngày 31/12 của năm có sự thay đổi.

3. Tiền mặt:

+ Tài khoản 1111 tiền mặt: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt;
– Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt,
– Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
– Kiểm tra xem số dư trong ngày của tháng có bị âm quỹ, nếu âm quỹ nhập các nghiệp vụ Thu tiền lên trước, nghiệp vụ chi tiền hoạch toán sau
– Nếu bị âm thì tìm biện pháp xử lý: lập hợp đồng vay tiền, giây vay mượn để bổ sung vốn lưu động tạm thời: Nợ TK 111/ có TK 3388 hoặc theo các phương án đề xuất dưới đây

Xử lý tiền mặt âm:

+ Một là làm lại giấy phép kinh doanh nâng cao vốn điều lệ= >hơi phức tạp do phải đi làm thủ tục xin đổi giấy phép, cách làm này ăn chắc mặc bền
Nợ 111/ có 411

Hai là tất cả các khoản mua hàng hóa đều ghi nhận nợ treo ở tài khoản 331* khi nào có tiền thì trả lại khách hàng
Nợ 152,153..627,641,642….,1331/ có 331*
Nợ 331/ có 111

Ba là làm phiếu thu tiền mặt + hợp đồng vay mượn với cá nhân lãi xuất 0%=> cách này chiếm tỉ lệ 99% kế toán hay dùng
Nợ 111/ có 3388

+ Bốn là xem như ai đó đầu tư tài trợ cho không biếu không
Nợ 111/ có 711
= > Cách này ko ai dùng vì bị đánh thuế TNDN 20% nếu bạn muốn bị đuổi việc ngay tức thì làm kiểu này đảm bảo bạn được mời ra khỏi công ty nhanh chóng mà ko cần phải xin phép nghỉ.
– Có nhiều kế toán làm để tiền mặt bị âm, ghi nhớ tiền mặt không bao giờ được phép âm

4. Tiền gửi ngân hàng

+ Tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng:

– Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê;

– Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê,

– Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê

– Mỗi ngân hàng là một tài khoản chi tiết ví dụ: 1121 ngân hàng Agribank, 1122 ngân hàng á châu…..

– Nếu mở tổng hợp thì phải có bảng theo dõi các đối tượng 112 là tài khoản tổng hợp, các đối tượng NH0001: ngân hàng Agribank, NH0002: ngân hàng á châu….

– In đầy đủ sổ Cái và sổ tiền gửi kiểm tra xem đã khớp nhau chưa, ở sổ tiền gửi thì số dư cuối kỳ phát sinh xem có bị âm ở ngày nào không, nếu âm thì sắp xếp lại nghiệp vụ thu lên trước nghiệp vụ chi hoạch toán sau, hoặc có hoạch toán nhầm số liệu

Chứng từ ngân hàng: Chú ý các trường hợp chuyển khoản cho hóa đơn > 20.000.000

– In sao kê đầy đủ 12 tháng kèm theo các chứng từ: Giấy báo Nợ, Giấy báo có của Ngân hàng

– Mỗi tháng là một tập kẹp lại của tháng nào ra tháng đó đừng để lẫn lộn

– Ủy nhiệm chi thì phô tô để kẹp cùng hóa đơn > 20.000.000 hoặc chuyển khoản

– Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư hàng tháng và số dư cuối năm khớp với số dư cuối năm trên sổ phụ Ngân hàng hay không? Đối chiếu kiểm tra kỹ hàng tháng của năm tài chính

– Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Có sao kê hàng tháng và năm.

– Vừa phải có sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking. Công ty nào chưa đăng ký thì nên đăng ký, để kiểm tra cho dễ, ko cần phải tìm tới tìm lui trong đống sổ phụ. Cả chính kế toán cũng dễ làm việc, và sau này cung cấp cho thuế. Thuế chủ yếu làm việc trên file trước, sau đó nghi vấn hoặc cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc.

– Nếu lỡ có thiếu chứng từ gì đó, thì cuối năm nên kiểm tra lại để đi xin in lại bổ sung cho đủ, chỉ tốn thêm tiền phí, chứ đến lúc bị kiểm tra mới đi bổ sung thì mệt. Mấy cái này không có đáng, tháng nào xong tháng đó luôn cho khỏe, đừng để bị hành vì những cái linh tinh ko đáng này nhé.

Kiểm tra kỹ lại hoạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán và chuyển tiền, vì trên sao kê ngân hàng ghi đôi khi không rõ ràng kế toán thường hoạch toán râu ông này cắm cằm bà kia
Các lưu ý đối với hóa đơn đầu vào > 20.000.000

Các trường hợp chuyển khoản giữa bên Mua và bên Bán như sau:
– Bên Mua Nộp thẳng tiền vào tài khoản bên Bán = Giấy nộp tiền => Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng Ủy nhiệm chi thanh toán sang tài khoản giám đốc hoặc cá nhân Công Ty bên Bán = > Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng tài khoản giám đốc cty thanh toán sang tài khoản giám đốc hoặc cá nhân Công Ty bên Bán = > Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng tài khoản giám đốc cty thanh toán sang tài khoản Công Ty bên Bán = > Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng Ủy nhiệm chi thanh toán từ tài khoản cty Bên Mua thanh toán sang tài khoản Công Ty bên Bán = > Hơp lệ

 

5. Tài khoản 334 :

– Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh,
– Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),
– Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng;
– Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh
– Kiểm tra các bút toán hoạch toán tiền lương có khớp với sổ sách không
– Chứng từ ký tá có đầy đủ
– Có đăng ký mã số thuế TNCN để cuối năm làm quyết toán hay không, lương thời vụ dưới 03 tháng mỗi lần chi trả có giữ lại 10% hay không
– Các khoản phụ cấp có khớp với các khoản phụ cấp trên bảng lương hay không
– Khi tăng lương có lập phụ lục hợp đồng và quyết định tăng lương hay không
– Phải phân biệt các khoản nào được miến thuế TNCN khi quyết toán, khoản nào chị thuế TNCN: tiền cơm không được vượt quá 680.000đ/tháng, áo quần lao động 1 năm không vượt quá 5.000.000đ/người

Lương, thưởng:
+ Hợp đồng lao động+chứng minh thư phô tô
+ Bảng chấm công hàng tháng
+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
+ Tất cả có ký tá đầy đủ
+ Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN
+ Hồ sơ của người lao động đầy đủ thì càng tốt
+ Tờ khai:Quyết tóan thuế TNCN cuối năm
+Tờ khai thuế TNCN tháng quý nếu có phát sinh
+Các chứng từ nộp thuế TNCN nếu có
+ Về tiền ăn giữa ca: nếu không vượt quá 680.000đ/tháng thì đều là chi phí hợp lý
– Căn cứ Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN
– Căn cứ điểm 2e Điều 1 Thông tư số 62/2009/TT-BTC ngày 27/3/2009 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về thuế TNCN:
“ Đối với khoản tiền ăn giữa ca: không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động nếu người sử dụng lao động trực tiếp tổ chức bữa ăn giữa ca cho người lao động.
Trường hợp, đơn vị chi trả thu nhập không trực tiếp tổ chức bữa ăn ca mà chi tiền ăn ca trực tiếp cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội. Trường hợp chi cao hơn mức hướng dẫn của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động ”.
– Thông tư số 10/2012/TT-BLĐTBXH ngày 26/4/2012 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện mức lương tối thiểu chung đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, thì mức tiền ăn giữa ca áp dụng đối với người lao động trong các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu được quy định. Từ ngày 01/05/2012, mức tiền chi cho bữa ăn giữa ca tính theo ngày làm việc thực tế trong tháng không vượt quá 680.000 đồng/tháng:

Chú ý:

– Nếu ký hợp đồng dưới 03 tháng dính vào vòng luẩn quẩn của thuế TNCN để tránh chỉ có các lập bảng kê 23 để tạm không khấu trừ 10% của họ (điều kiện đã có MSTTNCN, và chỉ có thu nhập 1 nơi)

– Nhưng ký > 3 tháng lại rơi vào ma trận của BHXH
Căn cứ Tiết khoản i, Điểm 1, Điều 25, Chương IV Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực từ 01/7/2013 quy định :“Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.”
+ Một là mỗi lần chi trả trong tháng <=2.000.000 đồng
+ Hai là phân chia tỉ lệ số người tách làm 2: tốp 01 làm quý 01 và quý 03, tốp 02 làm quý 02 và quý 04 như vậy đảm bảo yếu tố dưới 03 tháng không phạm luật bảo hiểm, không vi phạm luật thuế nếu đủ điềm kiện: có MST, cá nhân chỉ làm một nơi duy nhất
+ Bảng cam kết 23 chỉ có tác dụng tại thời điểm người lao động làm việc cho doanh nghiệp đã có MST ví dụ một trường hợp bị truy thu thếu TNCN như sau công nhân làm từ tháng 1/2013 đến tháng 3/2013 nhưng phải đến tháng 12/2013 kế toán mới đăng ký MST TNC cho họ thì sau này cơ quan thuế cũng truy thu 10% khi thanh tra thuế tại doanh nghiệp

+ Bản cam kết 23 chỉ có tác dụng lá bùa chắn khi cá nhân đó chỉ có thu nhập duy nhất một nơi

+ Kế toán chủ yếu lo làm công tác kế toán cho tốt nên tốt nhất hãy ký 6-12 tháng hoặc trên 03 tháng để sau này tránh huệ lụy truy thu thuế VAT, còn việc bảo hiểm là chuyện của bảo hiểm, hãy hoàn thành tốt công tác sổ sách với thuế đi đã
+ Trong năm nếu cá nhân trong doanh nghiệp không phát sinh thuế TNCN do mức lương chưa đến mức phải nộp thì kế toán vẫn phải quyết toán thuế TNCN cho họ có nhiều kế toán tưởng không phát sinh thuế TNCN nên ko làm quyết toán thuế TNCN năm.