Trang chủ » Mẫu biểu - Chứng từ » Hướng dẫn xử lý các trường hợp ghi sai hóa đơn GTGT

Hướng dẫn xử lý các trường hợp ghi sai hóa đơn GTGT

Công ty kế toán Hà Nội hướng dẫn cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT như: Viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ, sai tên người mua hàng…theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26.

1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống.

Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
Rút kinh nghiệm: tham khảo thật kỹ các thông  tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng ( nếu có)…cần viết trên hóa đơn để viết đúng.

2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuống hóa đơn:

a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:xuly
Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn

(Chú ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé – Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)

b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế:

– Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:

Bước 1Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập
( chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).
Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)
Bước 2Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))

– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.

Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai- hạch toán.

– Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.

c. Trường hợp đã kê khai thuế:

a. Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, địa chỉ, mã số thuế, tên công ty…(Không ảnh hưởng đến số tiền thuế GTGT phải nộp và khấu trừ:

Cách xử lý:
– Hai bên lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót,
– Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn ghi rõ nội dung ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu…
Khi kê khai: Tại kỳ kê khai lập lại hóa đơn điều chỉnh: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào (Chỉ tiêu: Doanh thuthuế GTGT ghi bằng “0”).

Lưu ý: Kể từ ngày 1/1/2015 theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015: (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC):

– Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”

b. Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá … (nh hưởng đến số tiền):

Cách xử lý:
– Hai bên lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót,
– Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…

Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Khi kê khai: Tại kỳ kê khai hiện tại: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê.

Nếu là hóa đơn điều chỉnh giảm: Khi kê khai:
Bên bán ghi âm (-)Chỉ tiêu số 9 – Doanh thu” trên PL 01-1/GTGT, thuế GTGT sẽ tự động cập nhật
VD: -50.000.000
Bên mua: Vào tờ khai tháng (quý) có hoá đơn sai, -> Lựa chọn “Tờ khai bổ sung, điều chỉnh” để kê khai điều chỉnh giảm (Vì phần mềm HTKK 3.3.0 không cho kê khai âm vào PL 01 -2/GTGT như trước nữa).
Chú ý: Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
Chúc các bạn thành công!