Trang chủ » Định khoản hạch toán » Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng

Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng

Công ty kế toán Hà Nội sẽ hướng dẫn viết hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) khi bán hàng hóa, dịch vụ theo Thông tư số 64/2013/TT-BTC  ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính.

Theo quy định tại Thông tư số 64/2013/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn giá trị gia tăng cụ thể như sau:

Những DN thuộc đối tượng kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừthì khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn GTGT.

Lưu ý: Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.

Chú ý: Những DN thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, khoản thì phải lập hóa đơn bán hàng.

Trước khi bắt tay vào việc viết hóa đơn, các bạn nên đọc qua: Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng

Sau đây Công ty kế toán Hà Nội xin hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ:

1. Ngày tháng năm: Là ngày bán hàng, hoặc ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

2. Thông tin người bán hàng: Không phải viết (vì đã được in sẵn trên hóa đơn)

3. Thông tin người mua hàng:

Họ tên người mua hàng: Là người trực tiếp đến mua và giao dịch trực tiếp với công ty bán.

Lưu ý: Ngày 10/12/2013 Tổng cục thuế đã ban hành Công văn Số 4291/TCT-CS cho phép viết tắt tên, địa chỉ trên hóa đơn GTGT, cụ thể:

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp thì vẫn được xem là hợp pháp, được sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế.

Tên Đơn vị: Là tên công ty của bên mua

Địa chỉ: Là địa chỉ công ty mua hàng

Mã số thuế: Là MST đã được cấp theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế.

Hình thức thanh toán:

– Nếu thanh toán bằng tiền mặt: TM

– Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: CK

– Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: Ghi TM/CK

– Nếu Hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN.

Số tài khoản: Số tài khoản ngân hàng của Công ty mua (nếu có)

4. Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra:

Số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.

Tên hàng hóa: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà mình bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa)

VD máy Điều hòa LG JC12E, máy ĐH LG JC18D,

– Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.

– Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra (Cái, chiếc,m,bô,kg…)

Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra.

Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT).

Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lương của loại hàng hóa đó(= cột số 4 x cột số 5)

Sau khi viết xong nội dung trong hóa đơn thì gạch chéo phần còn trống (nếu có), bắt đầu từ trái qua phải, theo mẫu bên dưới:

cach-viet-hoa-don-gia-tri-gia-tang

Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng

5. Phần Tổng cộng:

Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .

Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,).

Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.

Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.

Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

Chú ý: Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT.

VD: 5.456.890 không được làm tròn thành 5.457.000

Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam.

Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ. Đồng thời phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam tại thời điểm lập hoá đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

5. Ký Tên:

– Người mua hàng: Ai đi mua hàng thì người đó ký

+ Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

– Người bán hàng: Ai lập thì người ấy ghi

– Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên

Chú ý: Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.

Các bạn có thể xem mẫu tại đây: Mẫu văn bản ủy nhiệm lập hóa đơn

Lưu ý: Hóa đơn GTGT không phải là chứng từ tiền tệ nên không phải ký sống từng liên.

Chúc các bạn thành công!