Trang chủ » Tự học kế toán trên Excel » Hướng dẫn cách in sổ sách kế toán trên Excel

Hướng dẫn cách in sổ sách kế toán trên Excel

Tất cả các Sổ tổng hợp và sổ chi tiết đều được lọc và in từ Nhật Ký Chung ( trừ Sổ quỹ TM 111, Số tiền gửi Ngân hàng 112. Bảng tổng hợp Phải thu khác hàng 131, Bảng tổng hợp phải trả Người bán 331, đã được hướng dẫn lập ở phần trên )

A – CÁCH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT VÀ SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

1. Cách in sổ Quỹ tiền mặt:

+  Tại Cột tháng Báo cáo, dùng hàm IF kết hợp với MONTH để tìm về tháng cần báo cáo.

Cú pháp hàm : = IF($A11=””;””,MONTH(A11))

+  Ô tiêu đề “ tháng… năm 2012” ( Phía trên ô số dư đầu kỳ): Dùng hàm VLOOKUP, tìm từ “ Danh mục ngày tháng” về với Giá trị đi tìm là ô Tháng báo cáo trên sổ Quỹ TM.

Cú pháp hàm: =VLOOKUP ($K$6.’DMngaythang’!$A$5:$C$16,2,0)

+  Phía cuối cùng của Sổ lập thêm ô “ Hà Nộim ngày …. Tháng …. Năm …” , ô này dùng hàm VLOOKUP tìm ở “ DM ngày tháng” về giá tị đi tìm là ô Tháng báo cáo trên Sổ Quỹ TM.

Cú pháp hàm:   =  VLOOKUP ($K$6.’DMngaythang’!$A$5:$C$16,3,0)

( Sau này khi thay đổi số tháng tại ô” Tháng báo cáo” thì các ô trên đều tự động thay đổi )

+  Lập thêm các ô: Người lập biểu, Kế toán Trưởng, Giám đốc ( ký, đóng dấu) ở dưới cùng.

MÔ PHỎNG:

in-so-sach-ke-toan

 

CÁCH IN:

+  Tại ô Tháng báo cáo, gõ tháng cần in

+  Trên cột Tháng báo cáo, lọc tháng cần in ( hoặc cả năm) lên, sau đó căn chỉnh lại trang in và in. ( Chú ý: không lọc những tiêu đề cố định, gồm: Dư đầu kỳ, Cộng số phát sinh, Dư cuối kỳ, Hà Nôi, ngày… tháng…năm và phần Người lập biểu, Kế toán trưởng, GIám Đốc ).

2. Cách in Sổ tiền gửi ngân hàng. Làm tương tự như Sổ quỹ tiền mặt.

A. CÁCH IN CÁC SỔ CHI TIẾT, SỔ TỔNG HỢP TỪ NHẬT KÝ CHUNG.

1. Các bước thiết lập để chuyển sổ in.

1.1. Lập Danh mục Tài Khoản:

Trên đó có tên sổ tổng hợp và tên sổ chi tiết như trong tài liệu Excel đã làm

1.2. Lập Danh mục Ngày tháng:

Trên đó có Cột Tháng: Ngày tháng “ Hà Nội, ngày… tháng… năm “ như trong tài liệu Excel đã làm

1.3.  Thiết lập trên bảng Cân đối phát sinh tháng:

+ Dùng hàm SUBTOTAL tổng hợp số liệu từ các TK chi tiết lên từng TK cáp 1 của từng tháng. Lập thêm 2 cột: “ Tháng báo cáo” và “ Nối tháng và tài khoản báo cáo”

Cột tháng báo cáo: Gõ số tháng tại dòng tương ứng với TK 111 của Bảng CĐPS và coppy cho những dòng tiếp theo của tháng đó ( làm cho tất cả các tháng)

+  Cột Nối tháng và TK báo cáo:  = I9&”;”&A9 ( Dùng tính số dư dầu kỳ bên sổ NKC)

( Có hướng dẫn làm và mô phỏng trên phần in sổ Tiền mặt).

1.4.  Thiết lập trên Nhật ký chung:

a. Phía trên sổ NKC: Lập thêm “ Bảng báo cáo” trong đó có

Ô tháng báo cáo: Gõ tay vào tháng cần báo cáo( Phục vụ cho việc tìm tháng cần in)

Ô tài khoản báo cáo: Gõ tay vào Tài khoản cần báo cáo( Phục vụ cho việc tìm tên Sổ cần in)

Ô Nối tháng và TK báo cáo: = K4&”;”&L4

( Phục vụ cho vịêc tính số dư đầu kỳ của từng tháng, tương ứng với TK cần báo cáo. Số liệu được lấy vè từ bảng CĐPS của các tháng)

b. Bên phải Số NKC: Lập thêm các cột Tài khoản cấp 1, Tài khoản chi tiết và Tháng báo cáo

Cột TK cấp 1:         = LEFT(E13,3)   ( Dùng để in sổ tổng hợp). Đã được lập ở phần hướng dẫn lập Bảng Cân đối phát sinh năm)

Cột TK chi tiết:      = IF(E13=””,””,E13) ( Dùng để in sổ chi tiết)

+  Cột tháng báo cáo:   = IF(A13=””,””,MONTH(A13)) Dùng để lọc tháng cần in

c. Đặt công thức cho những Ô tiêu đề cố định trên NKC:

+  Phần tên sổ, mã KH, tên khách hàng ( Mã KH, Tên KH chỉ dùng để in sổ TK 131, 331, dùng hàm VLOOKUP tìm từ DMTK về với giá trị đi tìm là ô TK báo cáo . Ví dụ: ô L4:

+ Tên sổ chi tiết:   = VLOOKUP($L$4,DMTK!$A$3:$E$150,4,0)

+  Tên sổ tổng hợp ( Sổ cái):    =VLOOKUP($L$4,DMTK!$A$3:$E$150,5,0)

+  Mã khách hàng:        = VLOOKUP($L$4,DMTK!$A$3:$E$150,1,0)

+  Tên khách hàng:       = VLOOKUP($L$4,DMTK!$A$3:$E$150,2,0)

+  Dùng hàm VLOOKUP tìm ở danh Danh mục ngày tháng về các mục sau ( với giá trị đi tìm là ô Tháng bao cáo – Ví dụ : ô K4)

+  Ô “ Tháng…năm2012” ( phía trên ô Só dư đầu kỳ )

Cú pháp hàm:        = VLOOKUP($K$4,’DM ngay thang’!$A$5”$C$16,2,0)

+  Ô “ Hà Nội, ngày….tháng….năm 2012” – ( Phía dưới cùng của Sổ Nhật ký)

Cú pháp hàm:    VLOOKUP($K$4,’DM ngay thang’!$A$5”$C$16,3,0)

+ Dưới ô” Hà Nội, ngày….tháng….năm 2012” Lập thêm các ô sau:

Người lập biểu, Kế toán trưởng, Giám đốc ( ký, đóng dấu)

d. Đặt công thức cho các Ô số dư đầu kỳ, cuối kỳ và Tổng cộng số phát sinh trên NKC:

Chú ý khi tính số dư đầu kỳ: Để tính được các ô này, ta dùng hàm SUMIF lấy số liệu từ bảng CĐPS của từng tháng với:

– Dãy ô điều kiện là Cột “ Nối tháng và TK báo cáo” trên CĐPS tháng ( kéo hết các tháng phát sinh)

– Dãy điều kiện cần tính là Ô “ Nối tháng và TK báo cáo” trong “ Bảng báo cáo “ trên sổ NKC.

– Dãy ô tính tổng là cột dư Nợ đầu kỳ hoặc dư Có dầu kỳ trên CĐPS tháng ( kéo hết các tháng phát sinh, nếu tràn vùng dữ liệu thì sau khi kéo xong các bạn sửa lại tên cột cần lấy là được )

Cách đặt công thức:

d1. Với SỐ tổng hợp ( Không có cột số dư nợ và dư có)

+  Dư Nợ đầu kỳ: Công thức đặt ở dòng dư đầu kỳ cột phát sinh Nợ.

=SUMIF(‘CDPS-thang’!$J$9:$J$450,NKC!$M4,’CDPS-thang’!$C$9:$C$450)

+  Dư Có đầu kỳ: Công thức đặt ở dòng dư đầu kỳ cột phát sinh Có.

=SUMIF(‘CDPS-thang’!$J$9:$J$450,NKC!$M4,’CDPS-thang’!$D$9:$D$450)

+  Dư Nợ cuối kỳ: = Max( G11+G605-H11-H605,0) ( dòng dư cuói kỳ cột PS Nợ)

+  Dư Có cuối kỳ : = Max( H11+H605-G11-H605,0) ( dòng dư cuối kỳ cột PS Có )

d2.  Với Sổ chi tiết ( Sổ chi tiết có thêm cột Số dư Nợ và dư Có)

Với Sổ chi tiết thì công thức của ô Dư Nợ, Dư Có đầu kỳ được đặt ở bên phần số dư. Cú pháp csc hàm tương ứng giống như Sổ tổng hợp.

+  Dư Nợ đầu kỳ: CÔng thức đặt ở dòng dư đầu kỳ cột Số dư Nợ

+  Dư Có dầu kỳ: Công thức đặt ở dòng dư đầu kỳ cột SỐ dư Có.

Với số Dư Nợ, Dư Có cuối kỳ , công thức đặt ở phần dố dư:

+  Dư Nợ cuối kỳ : = Max( I11+G605-J11-H605,0) ( dòng dư cuối kỳ cột Số dư Nợ)

+  Dư Có đầu kỳ: = Max( J11HG605-I11-G605,0)  ( dòng dư cuối kỳ cột Số dư Có)

d3.  Công thức cho ô tổng cộng phát sinh trong kỳ, ta dùng hàm SUBTOTAL.

+  Tổng phát sinh bên Nợ: = SUBTOTAL(9,G13:G607)

+ Tổng phát sinh bên Có: = SUBTOTAL(9,H13:H607)

MÔ PHỎNG KHI THIẾT LẬP XONG:

cach-in-so-sach

 

1.      Cách in:

+ Tiến hành in sau khi đã lập xong các bước trên

+ Lọc toàn bộ số liệu trong kỳ lên

Chú ý: Không đặt lọc vào các tiêu đề cố định,Gồm: dòng Số dư dầu kỳ, dòng TỔng cộng phát sinh, Dư cuối kỳ, Hà Nội, ngày … tháng….năm 2012, và phần chữ ký)

1.1.  Cách in sổ nhật ký chung:

+ Đánh tháng cần in vào ô “ Tháng báo coá” trong “ bảng báo cáo”

+  Đánh chữ NKC vào ô” Tài khoản báo cáo” tròng “ bảng cáo cáo”

+  Lọc tháng cần in tại cột “ Tháng báo cáo”

+  Ẩn cộg TK đối ứng

+  Ẩn dòng Mã khách hàng, Tên khách hàng

+  ĐỊnh dạng trang in

+  Xem trước khi in( không in 2 cột số dư và phần tạo thêm) => In

1.2.  Cách in Sổ tổng hợp:

+  Đánh tháng cần in vào ô “ Tháng báo cáo” trong bảng báo cáo”

+  Đánh tàik hoản tổng hợp cần in vào ô” Tài khoản báo cáo” trong “ Bảng báo cáo”

+  Lọc tài khoản tổng hợp cần in tại cột “ Tài khoản cấp 1”

+  Lọc tháng cần in tại cột” Tháng báo cáo”

+  Ẩn cột ĐỊnhk hoản Nợ/ Có

+  Ẩn dòng Mã KH, Tên khách hàng

+ Định dạng trang in

+  Xem trướck hi in( không in 2 cột số dư và phàn tạo thêm) => IN

1.3.  Cách in sổ chi tiết:

+ Đánh tháng cần in vào ô” Tháng báo cáo” trong “ Bảng báo cáo”

+  Đánh tàik hoản chi tiết cần in vào ô” Tài khoản báo cáo” trong “ Bảng báo cáo”

+ Lọc tài khoản chi tiết cần in tại cột” Tài khoản chi tiết”

+  Lọc tháng cần in tại cột” tháng báo cáo”

+  Ẩn cột ĐỊnh khoản Nợ. Có

+  Ẩn dòng Mã KH, tên khách hàng ( Trừ các sổ chi tiết của TK 131 và 331

+ Định dạng trang in

+  XEm trước khi in( không in các cột tạo thêm) => IN

MÔ PHỎNG CHO MỘT SỔ CHI TIẾT HOÀN CHỈNH

 

 in-so